ESTADO DO PARANÁ TRIBUNAL DE JUSTIÇA

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2014

Institui o Manual de Auditoria Interna, que disciplina a atividade de auditoria interna no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Paraná.
Unidade Responsável: Núcleo de Controle Interno


O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ, no uso de suas atribuições regimentais;

Considerando as inovações introduzidas na estrutura organizacional e operacional do Poder Judiciário do Estado do Paraná, com a reestruturação do Sistema de Controle Interno;

Considerando a necessidade de estabelecer regras mínimas para os procedimentos administrativos relacionados às atividades de auditoria interna no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DA FINALIDADE


Art. 1º A presente Instrução Normativa tem a finalidade de estabelecer e divulgar os procedimentos para a realização de auditorias internas pelo Núcleo de Controle Interno no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Paraná, servindo como Manual de Auditoria Interna.


CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA


Art. 2º As auditorias internas poderão abranger todas as unidades da estrutura organizacional do Poder Judiciário do Estado do Paraná, além de entidades ou pessoas que percebam ou arrecadem recursos públicos do Poder Judiciário.


CAPÍTULO III
DOS CONCEITOS


Art. 3º Para fins do presente Manual de Auditoria considera-se:

I. Auditoria Interna: procedimento realizado pelo Núcleo de Controle Interno mediante exame sistemático, aprofundado e independente, com a finalidade de medir e avaliar a integridade, adequação, economicidade, eficácia, eficiência e efetividade dos Processos de Trabalho e seus controles internos geridos e executados pelas diversas unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná. As auditorias internas serão divididas em Ordinárias e Especiais.
II. Auditoria Interna Ordinária: são aquelas previstas no Plano Anual de Auditoria - PAA.
III. Auditoria Interna Especial: são as auditorias extraordinárias não previstas no PAA, porém realizadas por determinações advindas do Presidente do Tribunal de Justiça, do Conselho Nacional de Justiça, do Tribunal de Contas, do Ministério Público ou por solicitação de outras autoridades.
IV. Processo de Trabalho: é o conjunto de atividades interligadas para o alcance de determinado resultado por intermédio da execução de tarefas cujas rotinas são predeterminadas em Instruções Normativas, levadas a efeito sob a coordenação e acompanhamento da respectiva Unidade Gestora.
V. Órgão Gestor do Sistema de Controle Interno: Núcleo de Controle Interno, órgão central responsável pela coordenação, orientação e supervisão do Sistema de Controle Interno.
VI. Unidades Gestoras dos Processos de Trabalho: responsáveis pelo gerenciamento das atividades afetas a determinado Processo de Trabalho e a edição das Instruções Normativas correlatas.
VII. Unidades Executoras: responsáveis pela execução de atos administrativos nos Processos de Trabalho de acordo com as normas estabelecidas.
VIII. Programa de Auditoria: documento que pormenoriza o plano de ação dos trabalhos e define os servidores envolvidos, identificando o universo a ser examinado, os procedimentos, as técnicas a serem aplicadas, as atividades e os prazos de cada etapa dos trabalhos de auditoria.
IX. Evidências: elementos obtidos durante os trabalhos de auditoria através de observações, comprovações físicas, inspeções, cálculos, entrevistas e exames de documentos e registros, que se apresentam materializados nos papéis de trabalho e servem de fundamentação às conclusões do auditor.
X. Papéis de Trabalho: documentos nos quais são registrados os achados de auditoria, servindo de comprovação do trabalho efetuado, mediante documentos ou apontamentos elaborados ou colhidos pelo auditor durante a realização da auditoria, as informações e as provas que servem de suporte aos relatórios e conclusões da auditoria.
XI. Requisição de Documentos e Informações: documento expedido pelo líder de auditoria ao dirigente da unidade auditada, ou a servidor por ele indicado, para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos necessários à execução do trabalho. A Requisição de Documentos e Informações deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possível, em comum acordo com a unidade auditada.
XII. Achados de Auditoria: situações em desconformidade com o padrão utilizado, constatadas durante a realização dos exames, que constituirão em itens de relatório de auditoria.
XIII. Amostragem: método de seleção de itens a serem auditados, mediante a utilização de critérios estatísticos ou de processo de julgamento para a obtenção de dados aplicáveis a um conjunto denominado universo ou população, por meio do exame de uma parte deste conjunto conceituado de amostra.
XIV. Relatório Preliminar de Auditoria Interna: documento formal, emitido pela equipe de auditoria, que refletirá os resultados preliminares da Auditoria Interna, fixando prazo para as unidades auditadas apresentarem suas justificativas para as desconformidades apontadas.
XV. Relatório Final de Auditoria Interna: documento formal, emitido pela equipe de auditoria, que apresenta os resultados finais da Auditoria Interna.
XVI. Recomendações de auditoria: providências sugeridas no Relatório Final de Auditoria Interna para modificações nos processos de trabalho auditados que, se aprovadas pelo Presidente, deverão ser adotadas pelos Órgãos Gestores e Executores dos Processos de Trabalho, com vistas à observância aos princípios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia.


CAPÍTULO IV
DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR


Art. 4º O presente Manual atende aos seguintes dispositivos legais e regulamentares:

I. Constituição Federal (artigos 70 e 74);
II. Constituição do Estado do Paraná (artigos 74 e 78);
III. Lei Complementar nº 101/2000 (artigos 54 e 59);
IV. Lei Complementar Estadual nº 113/2005 (artigos 4º e 5º);
V. Resolução nº 86/2009 e 171/2013 do Conselho Nacional de Justiça;
VI. Resolução nº 83/2013 do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;
VII. Decreto Judiciário nº 1047/2009 do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;
VIII. Normas para o Exercício da Atividade de Auditoria Interna e respectivo Código de Ética.


CAPÍTULO V
DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES


Art. 5º São competências do Núcleo de Controle Interno no tocante à atividade de auditoria interna:

I. elaborar, a cada quadriênio, o Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP a ser executado no quadriênio seguinte;
II. elaborar o Plano Anual de Auditoria - PAA a ser executado no ano seguinte;
III. elaborar o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT, descrevendo as atividades e os resultados das auditorias internas realizadas no exercício anterior;
IV. realizar as atividades de Auditoria Interna mediante a aplicação de métodos e técnicas apropriadas, respeitando o contido neste Manual;
V. fazer o acompanhamento das auditorias realizadas, para averiguar a efetivação, por parte das unidades auditadas, das recomendações acolhidas pelo Presidente;
VI. manter este Manual de Auditoria atualizado e promover sua divulgação para todas as unidades do Poder Judiciário Estadual que estejam sujeitas às auditorias internas aqui disciplinadas;
VII. cumprir fielmente as determinações deste Manual de Auditoria.

Art. 6º São responsabilidades e obrigações das Unidades sujeitas à auditoria interna:

I. atender, com prioridade e no prazo estipulado, às solicitações do Núcleo de Controle Interno;
II. permitir aos integrantes do Núcleo de Controle Interno livre acesso a todos os documentos, relatórios, informativos, acervos, bancos de dados, softwares, equipamentos, materiais, ambientes e demais elementos que forem requisitados ou necessários, relativos à área objeto da auditoria interna, além de fornecer-lhes as informações requeridas ou outras que sejam relevantes;
III. não omitir, sob qualquer pretexto, informação, documento ou processo, aos integrantes do Núcleo de Controle Interno;
IV. participar, sempre que convidadas ou convocadas, dos eventos de divulgação do Manual de Auditoria e de suas alterações, bem como das discussões técnicas visando às suas atualizações;
V. consultar o Núcleo de Controle Interno, por escrito, sempre que surgirem dúvidas sobre os procedimentos a serem adotados relativos à atividade de auditoria interna que não estejam contempladas ou adequadamente esclarecidas neste Manual;
VI. manter este Manual de Auditoria à disposição de todos os servidores da Unidade, zelando pelo seu fiel cumprimento;
VII. cientificar os servidores quanto às irregularidades e recomendações efetuadas nos trabalhos de auditoria.


CAPÍTULO VI
DOS REQUISITOS PARA O EXERCÍCIO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

Art. 7º As atividades de auditoria interna serão realizadas por servidores lotados no Núcleo de Controle Interno, com o apoio, quando necessário, dos representantes das unidades gestoras e das unidades executoras que compõem o Sistema de Controle Interno.
Parágrafo único. Para a realização de trabalhos de auditoria interna em áreas, programas ou situações específicas, cuja complexidade ou especialização assim justifiquem, o Núcleo de Controle Interno poderá requerer ao Presidente do Tribunal de Justiça a designação de servidores públicos com qualificação técnica compatível, a cessão temporária de servidores de outros órgãos públicos ou a contratação de serviços especializados de terceiros.

Art. 8º No desempenho de atividades de auditoria interna, os servidores referidos no artigo anterior são considerados auditores internos e devem desempenhar suas funções com ética, independência, imparcialidade e objetividade, devendo ainda:

I. orientar os trabalhos dentro dos princípios que regem a Administração Pública;
II. manter, no desempenho das tarefas que lhe são afetas, discrição e serenidade;
III. guardar sigilo sobre dados e informações pertinentes aos assuntos a que tiver acesso em decorrência do exercício de suas funções, utilizando-os, exclusivamente, para a elaboração de relatórios e outros documentos direcionados à autoridade competente, sob pena de responsabilidade;
IV. agir com cautela e zelo profissional no desempenho de suas incumbências.
Parágrafo único. Os integrantes do Núcleo de Controle Interno deverão ser incentivados a frequentar treinamentos e participarão, obrigatoriamente, de cursos relacionados às áreas de auditoria e controle interno.

Art. 9º São requisitos para a função de auditor interno, dentre outros:

I. formação profissional condizente com as atividades de auditoria;
II. conhecimentos necessários para identificar eventuais desconformidades no desenvolvimento dos processos de trabalho auditados;
III. capacidade de avaliar as áreas administrativas cujos controles não sejam adequados ou observados;
IV. habilidade de comunicação e no trato interpessoal;
V. experiência em Administração Pública.

Art. 10 Os auditores internos deverão desenvolver suas atividades de auditoria de forma planejada, conforme orientações deste Manual, observando os seguintes normativos:
I. Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP;
II. Plano Anual de Auditoria - PAA;
III. Programa de Auditoria;
IV. Instruções Normativas sobre técnicas de auditoria, metodologia de trabalho, documentação dos trabalhos, avaliação dos controles internos, relatórios de auditoria e acompanhamento das providências adotadas;
V. Normas para o Exercício Profissional da Auditoria Interna;
VI. Legislação vigente a respeito do tema auditado.



CAPÍTULO VII
DA FINALIDADE DAS AUDITORIAS INTERNAS


Art. 11 As auditorias internas serão realizadas com a finalidade de:

I. medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle interno adotados em todas as Unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná;
II. aferir a efetividade das rotinas internas definidas nas instruções normativas e, quando cabível, apresentar sugestões para o aprimoramento destas, além de verificar o cumprimento das legislações pertinentes ao objeto de cada auditoria;
III. examinar os atos e fatos administrativos para comprovar sua legalidade e legitimidade e avaliar os resultados alcançados nos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional contábil e finalística;
IV. subsidiar à Administração, através dos relatórios de auditoria, informações e sugestões para aprimoramento nos procedimentos de controle;
V. medir e avaliar a execução das diretrizes, objetivos e metas previstos no Planejamento Estratégico, Plano Plurianual - PPA, na Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO e Lei do Orçamento Anual - LOA;
VI. obter subsídios para confirmar ou descartar a existência de situações apresentadas em denúncias ou fatos que motivem sua abertura.


CAPÍTULO VIII
DOS PLANOS DE ATIVIDADES


Seção I
Do Plano de Auditoria de Longo Prazo

Art. 12 O Plano de Auditoria de Longo Prazo - PALP, citado no inciso I do artigo 10 deste Manual de Auditoria, será composto das atividades de auditoria que serão realizadas no quadriênio seguinte ao ano de sua elaboração, visando orientar as auditorias e atividades de acompanhamento que serão realizados no seu período de vigência.
§ 1º Para elaboração do PALP serão observadas as Normas Brasileiras atinentes à auditoria editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, as Normas Internacionais e aquelas inerentes ao setor público.
§ 2º O PALP será submetido à apreciação e aprovação do Presidente do Tribunal de Justiça. Sua aprovação caracterizará a anuência para a realização das atividades.
§3º Do PALP serão elaborados os Planos Anuais de Auditoria - PAA para os quatro anos de vigência do PALP.


Seção II
Do Plano Anual de Auditoria

Art. 13 O Plano Anual de Auditoria - PAA, citado no inciso II do artigo 10 deste Manual de Auditoria, será apresentado juntamente com o Plano Anual de Controle Interno - PACI, previsto na Resolução nº 83/2013 deste Tribunal de Justiça, na forma de cronograma de trabalho e conterá, entre outras, as seguintes informações:

I. a especificação das auditorias internas ordinárias programadas para o ano de sua vigência;
II. escopo de trabalho com a delimitação dos objetos e objetivos preliminares previstos em cada auditoria interna planejada, com a apresentação dos resultados esperados;
III. cronograma com o período previsto para a realização de cada auditoria;
IV. recursos humanos a serem empregados e os conhecimentos específicos que serão requeridos na realização das atividades;
V. capacitação prevista para a realização das atividades da auditoria interna.
Parágrafo único. O PAA será elaborado e submetido à aprovação do Presidente do Tribunal de Justiça no ano anterior ao de sua execução. A sua aprovação caracterizará a anuência para a realização das atividades.


Seção III
Da Autonomia de Elaboração

Art. 14 É assegurado ao Coordenador do Núcleo de Controle Interno autonomia para a definição das auditorias e atividades que comporão os Planos de Auditoria de Longo Prazo - PALP e Anual de Auditoria - PAA.
§ 1º Para a seleção e formatação do rol de auditorias e atividades que comporão os citados planos serão considerados os aspectos da materialidade, relevância, criticidade e risco.
§ 2º O coordenador do Núcleo de Controle Interno, para os fins de elaboração dos Planos de Atividades, poderá obter subsídios junto ao Presidente do Tribunal de Justiça, à Secretaria e às demais unidades do Poder Judiciário, bem como poderá se utilizar de dados constantes dos relatórios emitidos pelo Tribunal de Contas do Estado e/ou pelo Conselho Nacional da Justiça.


CAPÍTULO IX
DAS FASES DA AUDITORIA INTERNA


Art. 15 O processo de auditoria interna será composto pelas seguintes fases:

I. Planejamento;
II. Execução;
III. Acompanhamento.

Art. 16 Para início dos trabalhos de auditoria deve ser composta a equipe que irá realizar os trabalhos de planejamento e execução, definindo-se o líder e membros da equipe de auditoria. Deve-se levar em consideração o recurso de pessoal e competências requeridas que foram definidos no Plano Anual de Auditoria - PAA.
Parágrafo único. Na composição da equipe de auditoria o Coordenador do Núcleo Interno deverá designar:
I - Líder de equipe: servidor com perfil e competência profissional adequados aos trabalhos de auditoria, a quem compete a condução do processo de planejamento e execução da auditoria, zelando pelo bom andamento dos trabalhos, pela qualidade técnica de sua realização e apresentação e observância ao cronograma previsto.
II - Membros de equipe: servidores que, sob coordenação do líder de equipe, irão realizar as atividades planejadas para a execução da auditoria, devendo cumprir tempestivamente as tarefas individuais e/ou coletivas que lhe forem delegadas.


Seção I
Do Planejamento


Art. 17 O planejamento da auditoria é a etapa que compreende os exames e estudos preliminares a respeito do objeto a ser auditado, avaliação dos pontos críticos, os objetivos alcançáveis, os procedimentos, técnicas e recursos a serem empregados e o prazo para sua realização.

Art. 18 O planejamento deve considerar, especialmente, os seguintes procedimentos:

I. consultar trabalhos sobre o assunto a ser auditado anteriormente realizados pelo Núcleo de Controle Interno ou órgãos de controle externo, bem como as providências adotadas;
II. conhecer o Processo de Trabalho a ser auditado, suas atividades operacionais, legislação pertinente, quantidades e valores envolvidos e os sistemas informatizados e/ou manuais utilizados;
III. identificar os pontos de controle existentes nas atividades de execução;
IV. avaliar a oportunidade e a extensão dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados;
V. definir precisamente o escopo de auditoria preliminarmente apresentado no PAA;
VI. definir os métodos e técnicas de auditoria a serem empregados para a realização da atividade;
VII. desenvolver o programa de auditoria, estabelecendo prazos e as ações necessárias para a execução dos trabalhos.

Art. 19 Caso não seja possível à execução da auditoria em todos os dados, objetos ou procedimentos existentes sobre o assunto principal, a equipe de auditoria poderá recorrer à análise por amostragem, selecionando as amostras por meio de métodos estatísticos ou por critérios de julgamento.
§1º Por critérios de julgamento serão estabelecidos requisitos objetivos mínimos que a amostra deverá preencher para justificar sua avaliação.
§2º Por métodos estatísticos a amostra será selecionada cientificamente com a finalidade de que os resultados obtidos possam ser estendidos ao conjunto, de acordo com a teoria da probabilidade ou de regras estatísticas, sendo recomendável quando a totalidade dos itens possuam características homogêneas.
§3º As justificativas para realização da auditoria em análise por amostragem deverão ser registradas no programa de auditoria.

Art. 20 Ao planejar e determinar a amostra de auditoria, mediante a utilização de métodos estatísticos, o auditor deve levar em consideração os seguintes aspectos:

I. os objetivos específicos da auditoria, ou seja, as metas a serem atingidas e os procedimentos que tem maior probabilidade de atingir tais metas;
II. a totalidade de itens da qual se deseja extrair a amostra;
III. a possibilidade de estratificação dos itens, com a divisão do total de itens em subitens, cada qual contendo características homogêneas ou similares;
IV. o tamanho da amostra, de forma que os itens auditados representem proporcionalmente o total;
V. o risco da amostragem, afastando a possibilidade de que a conclusão da auditoria, com base em amostragem, possa ser diferente da conclusão que seria alcançada se a totalidade fosse auditada;
VI. o erro tolerável, ou seja, o erro máximo que o auditor está disposto a aceitar e, ainda assim, concluir que o resultado da amostra atingiu o objetivo da auditoria.
§ 1º O tamanho da amostra é diretamente afetado pelo nível de risco de amostragem que o auditor está disposto a aceitar, quanto menor o risco aceitável, maior deve ser o tamanho da amostra.
§ 2º Com a finalidade de evidenciar seus trabalhos, a seleção da amostra deve ser documentada pelo auditor.
§ 3º Na seleção da amostra, preferencialmente, deverá ser utilizado o método aleatório (mediante tabelas de números ou equação matemática que possibilitem a todos os itens idêntica possibilidade de serem escolhidos) ou o método sistemático (mediante a fixação de intervalo constante entre cada item selecionado dentro do total de itens ou dentro de seus estratos).

Art. 21 Na fase de planejamento da auditoria deve-se efetuar a avaliação do risco para a identificação de áreas, sistemas e processos relevantes a serem examinados, classificando-os em:

I. risco humano: erro não-intencional; qualificação; fraude;
II. risco de processo: modelagem; transação; conformidade; controle técnico;
III. risco tecnológico: equipamentos; sistemas; confiabilidade da informação.

Art. 22 Com o resultado dos exames preliminares e planejamento inicial o líder de equipe deverá elaborar o programa de auditoria, pormenorizando o plano de ação dos trabalhos, definindo os membros de equipe, o universo a ser examinado, os procedimentos e técnicas a serem aplicadas, as atividades e os prazos de cada etapa dos trabalhos de auditoria.
Parágrafo único. Sempre que necessário o programa de auditoria poderá ser complementado, restringido ou alterado posteriormente.

Art. 23 Com base no programa de auditoria a execução dos trabalhos observará as seguintes técnicas de auditorias:

I. entrevista: consiste na formulação de pergunta escrita ou oral aos servidores da unidade auditada ou vinculados, para obtenção de dados e informações razoáveis;
II. análise documental: consiste na verificação de processos e documentos que conduzam à formação de indícios e evidências;
III. conferência de cálculos: consiste na verificação e análise de memórias de cálculo decorrentes de registros manuais ou informatizados;
IV. circularização: consiste na obtenção de informações com fontes externas à unidade auditada com a finalidade de confrontá-las com os documentos constantes no escopo da auditoria;
V. inspeção física: consiste no exame in loco para verificação do objeto da auditoria;
VI. exame dos registros: consiste na verificação dos registros constantes de controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados;
VII. correlação entre informações: consiste no batimento entre normativos, documentos, controles internos e auxiliares, declarações e dados;
VIII. amostragem: consiste na escolha e seleção de uma amostra representativa nos casos em que é inviável pelo custo/benefício aferir a totalidade do objeto da auditoria e pela limitação temporal para as constatações;
IX. observação: consiste na constatação individual que decorre de avaliação intrínseca pelo servidor em exercício na unidade de controle interno, sob os aspectos de conhecimento técnico e empírico.
Parágrafo único. Os servidores em exercício nas unidades de controle interno e designados para realização de auditorias poderão sugerir ao titular da unidade de controle interno a adoção de outras técnicas nos casos de situações qualificadas e específicas.




Seção II
Da Execução

Art. 24 A execução da auditoria iniciará com a entrega do Comunicado de Auditoria, o qual apresenta a equipe de auditoria ao dirigente da unidade auditada, oportunidade em que serão informados os critérios de auditoria inicialmente selecionados durante a fase de planejamento, bem como o escopo, o prazo de execução e os objetivos preliminares do trabalho.
§ 1º A entrega ou encaminhamento do Comunicado de Auditoria é de competência do Coordenador do Núcleo de Controle Interno, que poderá delegá-la ao Chefe da Divisão de Auditoria Interna ou outro servidor.
§ 2º A critério do Coordenador do Núcleo de Controle Interno, a entrega do Comunicado de Auditoria poderá se dar em reunião com os representantes da(s) unidade(s) auditada(s), pelo encaminhamento de ofício ou mediante o envio de comunicação eletrônica oficial (Sistema Mensageiro).
§ 3º Para o desenvolvimento das atividades de auditoria poderão ser solicitados às unidades auditadas os documentos, as informações e demais subsídios para a obtenção dos resultados esperados.
§ 4º No Comunicado de Auditoria serão definidos o(s) servidor(es) da unidade auditada autorizado(s) a fornecer documentos e informações.
§ 5º Solicitar-se-á, caso necessário, a disponibilização de ambiente reservado e seguro para instalação da equipe de auditoria, concessão de acesso aos sistemas informatizados e a designação de servidor lotado na unidade auditada para centralizar as providências de documentos, dados e informações solicitadas pela equipe de auditoria.

Art. 25 Na realização das auditorias internas serão utilizados, sempre que possível, os recursos de tecnologia da informação como suporte ao exame das transações, mediante acesso ao conteúdo das bases de dados e demais arquivos dos sistemas informatizados.
Parágrafo único. Os integrantes do Núcleo de Controle Interno que desempenhem atividades de auditoria interna devem possuir autorização de acesso irrestrito às rotinas de consulta, visualização, recuperação de dados, emissão de relatórios e demonstrativos de todos os sistemas informatizados utilizados pelas unidades sujeitas a auditoria interna no Poder Judiciário do Estado do Paraná.

Art. 26 O desenvolvimento dos trabalhos deve ser realizado, quando possível, sem a retirada e o deslocamento de documentos originais para as instalações do Núcleo de Controle Interno ou qualquer outro local.
§ 1º Somente devem ser obtidas fotocópias de documentos que contiverem evidências de situações que poderão se constituir em Achado de Auditoria.
§ 2º É de responsabilidade da equipe de auditoria a guarda e preservação dos documentos que lhes forem disponibilizados durante a realização dos trabalhos de auditoria interna.
§ 3º Quando do encerramento dos trabalhos de campo, mesmo que referentes a determinada fase, a documentação deve ser devolvida, mediante recibo, a mesma unidade que a disponibilizou.

Art. 27 Nenhum processo, relatório, documento ou informação pode ser omitido à equipe de auditoria, sob pena de comunicação do fato ao superior hierárquico do servidor que criou o obstáculo e, permanecendo o impasse, ao Coordenador do Núcleo de Controle Interno.
Parágrafo único. Após a interferência do titular do Núcleo de Controle Interno, caso a questão não seja resolvida, o assunto deve ser levado, por este, ao conhecimento do Presidente do Tribunal de Justiça, para as providências necessárias.

Art. 28 Durante a execução dos trabalhos poderão ser identificados os achados de auditoria, que consistem em fato significativo, digno de relato, constituído de quatro atributos essenciais: situação encontrada ou condição, critério, causa e efeito.
§ 1º Os achados de auditoria decorrem da comparação da situação encontrada com o critério estabelecido no programa de auditoria e devem ser devidamente comprovados por evidências. O achado pode ser negativo, quando revela impropriedade ou irregularidade, ou positivo, quando aponta boas práticas de gestão.
§ 2º Os esclarecimentos acerca de indícios consignados nos achados de auditoria devem ser colhidos por escrito ao longo da fase de execução da auditoria, por intermédio de expediente de Requisição de Documentos ou Informações, evitando-se mal entendidos e minimizando o recolhimento de informações posteriores.
§ 3º Deve ser informado ao dirigente da unidade auditada que os achados são preliminares, podendo ser corroborados ou excluídos em decorrência do aprofundamento da análise ou de esclarecimentos apresentados. Deve ser informado, ainda, que poderá haver inclusão de novos achados.
§ 4º Os esclarecimentos dos responsáveis acerca dos achados preliminares de auditoria, consistentes em manifestações formais apresentadas por escrito em resposta à Requisição de Documentos ou Informações, deverão ser incorporados nos relatórios como elemento de cada achado, individualmente.

Art. 29 Todos os achados de auditoria deverão estar registrados em papéis de trabalho e respaldados em evidências sobre a ocorrência ou situação apontada, seja de forma documental ou, conforme o caso, mediante comentário detalhado do auditor.
§ 1º Os papéis de trabalho poderão ser elaborados em meio físico ou eletrônico, devendo estar organizados e arquivados de forma sistemática e racional.
§ 2º Os papéis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhe suficiente para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza, da oportunidade e da extensão dos procedimentos de auditoria interna aplicados, bem como do julgamento exercido e do suporte das conclusões alcançadas.

Art. 30 Os auditores internos deverão ter bom conhecimento das técnicas e procedimentos de auditoria, visando constituir as evidências em elementos essenciais e comprobatórios do achado. As evidências devem ter os seguintes atributos:

I. serem suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às mesmas conclusões da equipe de auditoria;
II. serem pertinentes ao tema e ao achado;
III. serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatidão da fonte.

Art. 31 Antes da emissão do Relatório Preliminar de Auditoria Interna, todo o trabalho deve ser revisado pelo líder da equipe de auditoria, assegurando que:

I. todas as avaliações, conclusões e propostas de encaminhamento estejam solidamente baseadas e suportadas por evidências suficientes, adequadas, pertinentes e razoáveis;
II. todos os erros, deficiências e questões relevantes tenham sido devidamente identificados, documentados e sanados satisfatoriamente ou levados ao conhecimento do titular da unidade de controle interno.

Art. 32 O relatório preliminar de auditoria será encaminhado pelo Coordenador do Núcleo de Controle Interno às unidades auditadas, oportunizando-se prazo suficiente para a apresentação de esclarecimentos e justificativas para a revisão dos achados de auditoria, informando ainda eventual adoção de medidas de controle.
§ 1º A competência de encaminhamento do relatório preliminar de auditoria pode ser delegada pelo Coordenador do Núcleo de Controle Interno ao Chefe da Divisão de Auditoria Interna ou a outro servidor.
§ 2º A emissão da versão do Relatório Preliminar de Auditoria Interna poderá ser dispensada, a critério do líder da equipe de auditoria, com a anuência do Chefe da Divisão de Auditoria Interna ou Coordenador do Núcleo de Controle Interno, desde que seja dada às unidades auditadas a oportunidade de apresentar esclarecimentos ou informações em relação aos possíveis achados de auditoria.

Art. 33 Decorrido o prazo de manifestação das unidades auditadas sobre o conteúdo do relatório preliminar, será elaborado o Relatório Final de Auditoria Interna, o qual será encaminhado inicialmente ao Presidente do Tribunal de Justiça e posteriormente às unidades auditadas.
Parágrafo único. O Relatório Final de Auditoria Interna será submetido à apreciação do Presidente do Tribunal de Justiça para análise dos achados de auditoria e respectivas recomendações da equipe de auditoria e, caso acolhido, determinar às unidades auditadas que implementem as recomendações.

Art. 34 Os documentos de auditoria interna terão caráter reservado, devendo ficar arquivados no Núcleo de Controle Interno com restrição de publicidade, salvo mediante autorização do Presidente do Tribunal de Justiça, após pedido fundamentado.
§1º No expediente protocolado dos trabalhos de auditoria constarão os documentos de abertura e autorização da auditoria, as comunicações entre a equipe de auditoria e a unidade auditada, as manifestações da unidade auditada e os Relatórios Preliminar e Final de Auditoria Interna.
§2º Os documentos citados no parágrafo anterior que forem considerados sigilosos não constarão no expediente protocolado, permanecendo arquivados no Núcleo de Controle Interno.
§3º A todos os documentos será liberada consulta por parte dos servidores do Tribunal de Contas do Estado e do Conselho Nacional de Justiça, por solicitação destes ou nos casos de auditoria, fiscalização e inspeção in loco.

Art. 35 As manifestações das unidades auditadas deverão ser entregues pessoalmente ao líder da equipe de auditoria, ao Chefe da Divisão de Auditoria Interna ou, ainda, ao Coordenador do Núcleo de Controle Interno, proibindo-se a utilização do Centro de Protocolo, tendo em vista o caráter reservado e a restrição de publicidade das informações auditadas.
Parágrafo único. As manifestações à equipe de auditoria poderão ser enviadas pelo meio de comunicação eletrônica oficial do Poder Judiciário do Estado do Paraná (Sistema Mensageiro) aos servidores descritos no caput deste artigo.

Art. 36 Os resultados das auditorias serão apresentados através do documento denominado Relatório Final de Auditoria Interna, que deverá ser redigido de forma impessoal, coerente, clara e objetiva, permitindo a real compreensão da situação constatada.
§ 1º Os Relatórios Finais de Auditoria Interna serão identificados por numeração sequencial, iniciando em “001” para cada ano de referência, seguido do respectivo ano e da sigla NCI, representativa do Núcleo de Controle Interno (ex.: 001/2010-NCI; …; 001/2011-NCI);
§ 2º Os assuntos abordados no relatório deverão ser apresentados numa sequência lógica e estruturada, de forma a proporcionar o correto e fácil entendimento dos principais achados da auditoria.

Art. 37 O Relatório Final de Auditoria Interna possuirá campos específicos para sua identificação, informações gerais, introdução, resultados e conclusão.

I. no campo destinado à Identificação constarão:
a) cabeçalho: identificação do Tribunal e da unidade de controle interno respectiva;
b) título: Relatório Final de Auditoria Interna;
c) unidade auditada: indicação do(s) nome(s) da(s) unidade(s) auditada(s);
d) responsável: indicação do(s) titular(es) da(s) unidade(s) auditada(s);
e) assunto: descrição completa do objeto auditado.

II. no campo destinado às Informações Gerais constarão:
a) dados da auditoria;
b) período de planejamento;
c) período de execução;
d) equipe de auditoria;
e) valor dos recursos fiscalizados.

III. no campo destinado à Introdução:
a) redigir parágrafo descrevendo o objetivo da auditoria com referência à amplitude dos trabalhos;
b) contextualizar relatando o histórico das auditorias já realizadas a respeito do tema;
c) apresentar o método de auditoria, o escopo com a demonstração da amostra selecionada, no caso de análise por amostragem, e sua materialidade;
d) os critérios definidos para a mensuração dos indícios e evidências.

IV. no campo destinado aos achados da auditoria:
a) apresentar os achados de auditoria divido por itens (um item para cada achado);
b) cada achado/item deverá ser dividido em subitens que contenham;
b.1) síntese do exame efetuado, descrevendo a situação encontrada ou a constatação de irregularidades;
b.2) critério de julgamento do achado, descrevendo a situação ideal;
b.3) indicação da causa do achado, ou seja, o motivo que ocasionou a irregularidade, quando identificado;
b.4) efeito adverso do achado, ou seja, prejuízo financeiro ou falta de efetividade do procedimento administrativo, quando apurado;
b.5) transcrição das partes relevantes da manifestação da unidade auditada.
c) recomendações que visem a regularização de eventuais inconformidades ou irregularidades, bem como sugestões para melhorias, quando cabíveis;
d) quando possível, deverão constar no Relatório Final de Auditoria Interna as consequências ou riscos a que se sujeita o Poder Judiciário do Estado do Paraná e/ou a unidade auditada, no caso de não serem adotadas as recomendações para cada achado de auditoria;
e) deve-se evitar recomendações imprecisas ou genéricas que não permitam a adequada compreensão dos benefícios de sua implementação.

V. no campo destinado à Conclusão da Auditoria deverá ser elaborada análise resumida da relação dos principais achados com os problemas da unidade auditada, tanto de ordem estrutural, pessoal ou procedimental, expondo-se os benefícios na implantação das recomendações indicadas.

Art. 38 Após a entrega do Relatório Final, decorrido prazo suficiente para que as unidades auditadas implementem as recomendações acolhidas pelo Presidente do Tribunal de Justiça, iniciará a fase de acompanhamento de auditoria, oportunidade em que será verificada a implementação das recomendações da equipe de auditoria e aquelas acolhidas pelo Presidente do Tribunal de Justiça.


Seção III
Do Acompanhamento

Art. 39 As auditorias realizadas devem ser regularmente acompanhadas quanto ao seu cumprimento ou à implementação das sugestões acolhidas pelo Presidente do Tribunal de Justiça, observando-se que as determinações endereçadas aos auditados serão obrigatoriamente objeto de acompanhamento e as recomendações ficarão a critério da unidade de controle interno.

Art. 40 O Núcleo de Controle Interno manterá registro das medidas adotadas pelas unidades auditadas, em relação às recomendações constantes dos relatórios de auditoria, e controle das respostas apresentadas, devendo comunicar as pendências ao Presidente do Tribunal de Justiça para as providências necessárias.

Art. 41 O acompanhamento das auditorias consiste na elaboração de documento, pelo Núcleo de Controle Interno, encaminhado ao responsável pela unidade auditada, solicitando informações a respeito das medidas tomadas em relação as determinações e da eventual implementação das recomendações constantes do relatório, bem como das providências adotadas, fixando-se prazo para a resposta.
Parágrafo único. Ao acompanhar as determinações e recomendações formuladas, o Núcleo de Controle Interno deve atuar de forma objetiva, concentrando-se na constatação da efetiva correção dos problemas e das deficiências apontadas nos achados de auditoria, não se atendo a avaliar unicamente o cumprimento formal de deliberações específicas.

Art. 42 O Coordenador do Núcleo de Controle Interno deverá assegurar, com auxílio do líder de auditoria, se os padrões de auditoria definidos neste Manual foram seguidos, homologando o controle de qualidade.

Art. 43 O controle de qualidade das auditorias visa à melhoria da qualidade em termos de aderência aos padrões definidos, redução do tempo de tramitação dos processos de auditorias, diminuição do retrabalho e aumento da efetividade das propostas de encaminhamento.

Art. 44 Independentemente das informações apresentadas pelas unidades, em relação às providências adotadas a respeito dos achados de auditoria, estas estarão sujeitas a verificação posterior por parte do Núcleo de Controle Interno, mediante atividade de acompanhamento ou quando da realização de novos trabalhos de auditoria.


CAPÍTULO X
DO RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA


Art. 45 O Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT contemplará as atividades das auditorias internas executadas em conformidade com o contido no Plano Anual de Auditoria - PAA do exercício anterior, bem como as ações críticas ou não inicialmente planejadas, mas que foram objetos de auditoria interna.

Art. 46 As informações mínimas que deverão constar no RAINT são:

I. a descrição dos projetos de auditoria interna realizados, especificando:
a) o número de cada relatório;
b) as áreas/unidades auditadas;
c) o escopo do trabalho de auditoria;
d) o método de seleção da amostragem;
e) o cronograma de execução das atividades;
f) os recursos humanos e materiais aplicados;
II. o registro das recomendações e/ou determinações contidas em cada uma das auditorias internas realizadas;
III. o relato quanto à implementação ou cumprimento pelas unidades auditadas, ao longo do exercício, de recomendações e/ou determinações efetuadas através dos relatórios de auditorias internas;
IV. os fatos relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a auditoria interna;
V. as atividades de desenvolvimento profissional e capacitação da equipe que atua na auditoria interna, especificando o nome do servidor, o curso/treinamento, o período de realização e a carga horária.
VI. as ações de fortalecimento do Núcleo de Controle Interno em relação a auditoria interna, tais como revisão de normas internas de auditoria, redesenhos organizacionais com impacto sobre a auditoria interna e aquisição ou desenvolvimento de metodologias e/ou softwares aplicados à ação de auditoria.


CAPÍTULO XI
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS


Art. 47 Os esclarecimentos adicionais a respeito deste Manual de Auditoria poderão ser obtidos junto ao Núcleo de Controle Interno, ao qual, pela natureza e peculiaridades das atividades, fica reservado o direito de divulgar, ou não, aspectos específicos das atividades de sua competência.

Art. 48 Além das auditorias previstas no Capítulo VIII - DOS PLANOS DE ATIVIDADES, o Presidente do Tribunal de Justiça poderá aceitar participar das auditorias simultâneas coordenadas pelo Conselho Nacional da Justiça.

Art. 49 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Curitiba, 9 de janeiro de 2014.

Desembargador GUILHERME LUIZ GOMES
Presidente do Tribunal de Justiça