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Número: 04/2014
Assunto: 1.Regulamentação 2.Presidência 3.Núcleo de Controle Interno 4.Controladoria 5.Manual
Data: 2014-06-09 00:00:00.0
Diário: 1354
Situação: REVOGADO
Ementa: Institui o Manual de Controladoria, que disciplina a atividade de controladoria do Núcleo de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Paraná. *REVOGADO pela Resolução nº 274/2020 - OE.
Anexos:  4124742assinado.pdf ;

Referências

Documentos do mesmo sentido: Resolução nº 274/2020 - OE. RESOLUÇÃO Nº. 274-OE, de 26 de outubro de 2020. Abrir

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ceifador

ESTADO DO PARANÁ

TRIBUNAL DE JUSTIÇA

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 04/2014


Institui o Manual de Controladoria, que disciplina a atividade de controladoria do Núcleo de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Paraná.
Unidade Responsável: Núcleo de Controle Interno


O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ, no uso de suas atribuições regimentais;

Considerando as inovações introduzidas na estrutura organizacional e operacional do Poder Judiciário do Estado do Paraná, com a reestruturação do Sistema de Controle Interno (Resolução nº 83/2013 - TJPR);

Considerando a necessidade de estabelecer regras mínimas para os procedimentos administrativos relacionados às atividades de controladoria no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Paraná;

Considerando a determinação do Conselho Nacional de Justiça para que os órgãos a ele jurisdicionados regulamentem a utilização de técnicas de controle de inspeção administrativa e de fiscalização;


RESOLVE:


CAPÍTULO I
DA FINALIDADE


Art. 1º A presente Instrução Normativa tem a finalidade de estabelecer e divulgar os procedimentos que deverão ser aplicados na execução de atividades de controladoria, desenvolvidas pela Divisão de Controladoria do Núcleo de Controle Interno, no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, servindo como Manual de Controladoria.


CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º As atividades de controladoria poderão abranger todas as unidades da estrutura organizacional do Poder Judiciário do Estado do Paraná, além de entidades ou pessoas que percebam ou arrecadem recursos públicos do Poder Judiciário.


CAPÍTULO III
DOS CONCEITOS


Art. 3º Para fins do presente Manual de Controladoria considera-se:
I. Controladoria: é o conjunto de princípios, procedimentos e métodos que tem por objetivo acompanhar e orientar a gestão, subsidiando o processo decisório e buscando atingir a eficiência e eficácia da gestão dos recursos organizacionais;
II. Despesa: gastos fixados na lei orçamentária ou em leis especiais destinados à execução dos serviços públicos e dos aumentos patrimoniais; restituição ou pagamento de importâncias recebidas a título de cauções, depósitos, consignações, dentre outros;
III. Despesas Correntes: são as despesas destinadas à manutenção da instituição e que não contribuem, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital;
IV. Despesas de Capital: são aquelas despesas que contribuem, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital ou redução do endividamento;
V. Receita: todo e qualquer ingresso de recurso, seja mediante entrega de numerário ou de bens representativos de valores, oriundo de leis, contratos ou quaisquer outros títulos que gerem direitos a favor do Estado, que podem ter origem em arrecadação de recursos que lhe pertença ou representar recebimento na qualidade de depositário de valores pertencentes a terceiros;
VI. Receitas Correntes: são constituídas pelas receitas tributárias, de contribuições, patrimonial e outras, arrecadadas dentro do exercício financeiro, e que aumentam as disponibilidades financeiras do Estado, em geral com efeito positivo sobre o Patrimônio Líquido e constituem instrumento para financiar os objetivos definidos nos programas e ações orçamentários, com vistas a satisfazer finalidades públicas. São destinadas a financiar as despesas correntes;
VII. Receitas de Capital: são aquelas que também aumentam as disponibilidades financeiras do Estado e destinam-se ao financiamento dos programas e ações orçamentários, a fim de atingir as finalidades públicas. Porém, em geral, não provocam efeito sobre o Patrimônio Líquido;
VIII. Processo de Trabalho: é o conjunto de atividades interligadas para o alcance de determinado resultado por intermédio da execução de tarefas cujas rotinas são predeterminadas em Instruções Normativas, levadas a efeito sob a coordenação e acompanhamento da respectiva Unidade Gestora;
IX. Órgão Gestor do Sistema de Controle Interno: Núcleo de Controle Interno, órgão central responsável pela coordenação, orientação e supervisão do Sistema de Controle Interno;
X. Programa de Controladoria: definição de objetivos, escopo e procedimentos a serem seguidos na execução das atividades de controladoria. Destina-se a orientar os trabalhos, sem, contudo, servir como limitador da fiscalização;
XI. Requisição de Documentos e Informações: documento expedido pelo responsável do Núcleo de Controle Interno ou pelo Chefe da Divisão de Controladoria, ao dirigente da unidade fiscalizada para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos necessários à execução do trabalho. A Requisição de Documentos e Informações deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possível, em comum acordo com a unidade fiscalizada;
XII. Eficiência: é uma forma de fazer algo (método) no curto prazo e com menor número de erros, obtendo-se elevada produtividade dos recursos utilizados, pelo seu uso racional;
XIII. Eficácia: é obter o resultado planejado em uma atividade realizada; é fazer um trabalho atingindo plenamente os objetivos;
XIV. Efetividade: afere em que medida os resultados de uma ação trazem benefícios aos interessados; determina se o objetivo da eficácia trouxe as melhorias esperadas.


CAPÍTULO IV
DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR


Art. 4º O presente Manual atende aos seguintes dispositivos legais e regulamentares:
I. Constituição Federal (artigos 37 caput, 70 e 74);
II. Constituição do Estado do Paraná (artigos 27 caput, 74 e 78);
III. Lei de Finanças Públicas nº 4.320/1964;
IV. Lei Complementar nº 101/2000 (artigos 54 e 59);
V. Lei Complementar Estadual nº 113/2005 (artigos 4º e 5º);
VI. Lei Estadual nº 16.595/2010;
VII. Resoluções nos 86/2009 e 171/2013 do Conselho Nacional de Justiça;
VIII. Resoluções nos 14/2009 e 83/2013 do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;
IX. Decretos Judiciários nos 1047/2009 e 1208/2013 do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná;


CAPÍTULO V
DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES


Art. 5º São competências da Divisão de Controladoria do Núcleo de Controle Interno:
I. elaborar o Plano Anual de Controladoria - PAC, a ser executado no ano seguinte;
II. elaborar o Relatório Anual de Controladoria - RAC, descrevendo as atividades de controladoria realizadas no exercício anterior e seus resultados;
III. realizar as atividades de controladoria mediante a aplicação de métodos e técnicas apropriadas, respeitando o contido neste Manual;
IV. expedir Notas de Controladoria dirigidas ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno para informar sobre constatações decorrentes das atividades de controladoria, sempre que identificadas irregularidades, ilegalidades, não conformidades, ações e/ou omissões que possam comprometer a gestão do Poder Judiciário do Estado do Paraná ou, ainda, sejam contrárias aos princípios que regem a Administração Pública;
V. acompanhar o tratamento dispensado às questões indicadas nas Notas de Controladoria ratificadas pelo responsável pelo Núcleo de Controle Interno, com a finalidade de averiguar se a situação relatada foi ajustada e/ou se as recomendações foram aplicadas;
VI. manter este Manual de Controladoria atualizado e promover sua divulgação para todas as unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná que estejam sujeitas às atividades aqui disciplinadas;
VII. atuar em conjunto com as diversas unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná com o objetivo de proceder à manutenção e o aperfeiçoamento dos Sistemas de Informações Gerenciais;
VIII. cumprir as disposições deste Manual de Controladoria.

Art. 6º São responsabilidades e obrigações das unidades sujeitas às atividades de controladoria:
I. atender com prioridade e no prazo estabelecido as solicitações do Núcleo de Controle Interno;
II. permitir aos integrantes do Núcleo de Controle Interno livre acesso a todos os documentos, relatórios, informativos, acervos, bancos de dados, softwares, equipamentos, materiais, ambientes e demais elementos que forem requisitados ou necessários, além de fornecer-lhes as informações requeridas e outras que sejam relevantes;
III. não omitir informação, documento ou processo aos integrantes do Núcleo de Controle Interno;
IV. participar, sempre que convidadas ou convocadas, dos eventos de divulgação do Manual de Controladoria e de suas alterações, bem como das discussões técnicas visando as suas atualizações;
V. consultar o Núcleo de Controle Interno, por escrito, sempre que surgirem dúvidas sobre os procedimentos a serem adotados nas atividades de controladoria que não estejam contemplados ou adequadamente esclarecidos neste Manual;
VI. manter este Manual de Controladoria à disposição de todos os servidores da unidade, zelando pelo seu fiel cumprimento;
VII. cientificar os servidores quanto as constatações noticiadas mediante Notas de Controladoria, bem como as recomendações emitidas pela Divisão de Controladoria, no intuito de contribuir para o saneamento da impropriedade indicada e evitar ocorrências similares.


CAPÍTULO VI
DOS REQUISITOS PARA ATUAÇÃO EM ATIVIDADES DE CONTROLADORIA


Art. 7º As atividades de controladoria serão realizadas por servidores lotados na Divisão de Controladoria ou em qualquer unidade do Núcleo de Controle Interno, com o apoio, quando necessário, dos representantes das Unidades Gestoras e das Unidades Executoras que compõem o Sistema de Controle Interno.
Parágrafo único. Para a realização de atividades de controladoria em áreas, programas ou situações específicas, cuja complexidade ou especialização assim justifiquem, o Núcleo de Controle Interno poderá sugerir ao Presidente do Tribunal de Justiça:
I. a designação de servidores dos Quadros de Pessoal do Poder Judiciário com qualificação técnica compatível;
II. a cessão temporária de servidores de outros órgãos públicos;
III. a contratação de serviços especializados.

Art. 8º No exercício das atividades de controladoria, os servidores referidos no artigo anterior devem desempenhar suas funções com ética, independência, imparcialidade e objetividade, e ainda:
I. orientar os trabalhos dentro dos princípios que regem a Administração Pública;
II. manter no desempenho das tarefas que lhe são afetas discrição e serenidade;
III. guardar sigilo sobre dados e informações a que tiver acesso em decorrência do exercício de suas funções, utilizando-os, exclusivamente, para a elaboração de relatórios, notas de controladoria e outros documentos direcionados à autoridade competente, sob pena de responsabilidade;
IV. agir com cautela e zelo profissional no desempenho de suas incumbências.

Art. 9º Para lotação e atuação na Divisão de Controladoria o servidor deve possuir:
I. formação profissional condizente com as atividades de competência da Divisão de Controladoria;
II. conhecimentos necessários para identificar eventuais desconformidades no desenvolvimento dos processos de trabalho fiscalizados;
III. capacidade de avaliar as áreas administrativas cujos controles estejam inadequados ou não observados;
IV. disponibilidade para participar de cursos e treinamentos;
V. habilidade de comunicação e no trato interpessoal;
VI. experiência em Administração Pública.

Art. 10 A Divisão de Controladoria deverá desenvolver suas atividades de forma planejada, observando as orientações deste Manual e os seguintes normativos:
I. Plano Anual de Controle Interno - PACI, que norteia as atividades do Núcleo de Controle Interno e suas Divisões;
II. Plano Anual de Controladoria - PAC;
III. Programa de Controladoria, que disciplina o planejamento de cada atividade de controladoria, nos termos do inciso X do artigo 3º deste Manual;
IV. Legislação vigente a respeito do tema fiscalizado nas atividades de controladoria.
Parágrafo único. No decorrer do exercício poderão ser realizadas atividades não previstas inicialmente no PAC, observados os critérios de materialidade, relevância, criticidade, risco e temporalidade.


CAPÍTULO VII
DA FINALIDADE DAS ATIVIDADES DE CONTROLADORIA


Art. 11 As atividades de controladoria tem a finalidade de:
I. acompanhar a gestão administrativa, operacional, contábil, econômica, financeira, orçamentária, de pessoal, patrimonial e dos demais recursos do Poder Judiciário ou sob sua guarda e gestão;
II. analisar a adequação na utilização dos recursos próprios do Poder Judiciário ou sob sua guarda e gestão;
III. acompanhar o Planejamento Estratégico e seus desdobramentos, visando verificar o cumprimento dos planos e objetivos traçados e identificar e analisar causas que levam ao descumprimento dos planos e objetivos definidos;
IV. acompanhar a medição e reportar a eficiência dos objetivos estratégicos e a efetividade dos projetos, estrutura organizacional e procedimentos para atingimento desses objetivos;
V. monitorar os processos de trabalho organizacionais, avaliando a sua eficiência, eficácia e efetividade, bem como a observância às Instruções Normativas e demais instrumentos legais;
VI. acompanhar os atos de gestão do Poder Judiciário visando avaliar a legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, razoabilidade, eficiência, eficácia, motivação e economicidade;
VII. sugerir melhorias que resultem em redução de custos e/ou ganho de eficiência e efetividade nas atividades desenvolvidas pelo Poder Judiciário.

Art. 12 Para fins de operacionalizar o controle organizacional, o acompanhamento realizado pela Divisão de Controladoria dar-se-á em três dimensões:
I. de gestão: consiste no acompanhamento, suporte e verificação do processo de gestão administrativa, operacional, contábil, econômica, financeira, orçamentária, de pessoal, patrimonial e dos demais recursos do Poder Judiciário ou sob sua guarda e gestão;
II. de dados e informações: consiste na verificação dos registros e eventos que tenham repercussão econômica, contábil, financeira e orçamentária;
III. de controles e procedimentos internos: consiste no apoio para a edição de atos normativos e estabelecimento de procedimentos internos formais com o propósito de padronizar os processos de trabalho em todos os níveis da instituição.

Art. 13 A Dimensão de Acompanhamento de Gestão representa o acompanhamento e análise do processo de gestão no que tange aos objetivos estratégicos definidos pela alta administração e busca fornecer informações e subsídios que poderão auxiliar no processo de tomada de decisão.

Art. 14 São objetos de acompanhamento e análise na Dimensão de Acompanhamento de Gestão: o Planejamento Estratégico e seus desdobramentos, o Plano Plurianual, a Lei de Diretrizes Orçamentárias e a Lei Orçamentária Anual no que tangem ao Poder Judiciário.

Art. 15 A Dimensão de Acompanhamento de Dados e Informações é operacionalizada pelos mecanismos que envolvem o registro e controle de eventos que tenham repercussão econômica, contábil, financeira e orçamentária à instituição ou que afrontem aos princípios elencados no inciso VI do artigo 11 deste Manual. Está direcionada a auxiliar na geração de informações que possam apoiar o processo de tomada de decisão.

Art. 16 A Dimensão de Acompanhamento de Controles e Procedimentos Internos é representada pela edição de atos normativos e estabelecimento de procedimentos internos formais com o propósito de padronizar os processos de trabalho em todos os níveis da instituição, buscando proporcionar meios confiáveis de acompanhamento das ações organizacionais.

Art. 17 A padronização de processos de trabalho tem por objetivo garantir a tempestividade, fidedignidade e confiabilidade das informações que irão subsidiar a atuação da Dimensão de Acompanhamento de Dados e Informações.
§ 1º Compete à Divisão de Normatização do Núcleo de Controle Interno auxiliar as Unidades Gestoras dos processos de trabalho na edição de Instruções Normativas e padronização de seus processos de trabalho.
§ 2º A Divisão de Controladoria, com base nas atividades realizadas nas demais dimensões de atuação, poderá indicar assuntos a serem estudados pela Divisão de Normatização, com vistas a auxiliar as Unidades Gestoras dos processos de trabalho na edição de Instruções Normativas que padronizem seus processos.


CAPÍTULO VIII
DO DESENVOLVIMENTO DAS ATIVIDADES DE CONTROLADORIA


Art. 18 A atuação da Divisão de Controladoria no que tange a Dimensão de Acompanhamento de Gestão compreende a realização das seguintes atividades:
I. Planejamento Estratégico:
a) acompanhar o processo de sua elaboração;
b) colaborar na definição de objetivos e metas;
c) contribuir no mapeamento e na formulação de estratégias, auxiliando para a escolha das que melhor expressem os objetivos organizacionais e se mostrem mais viáveis;
d) avaliar a adequação do Plano Plurianual, Lei de Diretrizes Orçamentárias e Lei Orçamentária Anual, no que se referem ao Poder Judiciário, aos objetivos e metas do Planejamento Estratégico;
e) auxiliar na avaliação do Planejamento Estratégico, por meio do monitoramento das metas e indicadores previamente estabelecidos;
f) acompanhar o desempenho da instituição e suas áreas no que tange a execução do planejamento e ao cumprimento dos objetivos;
g) acompanhar a elaboração dos desdobramentos do Planejamento Estratégico na determinação de pontos de controles a serem observados nas respectivas ações/atividades, com vistas ao atingimento das metas e objetivos estratégicos.
II. Outras atividades de acompanhamento de gestão:
a) avaliar a execução dos programas contemplados no Plano Plurianual e na Lei Orçamentária Anual do Poder Judiciário, relativamente à execução das metas e objetivos estabelecidos e a performance do gerenciamento;
b) acompanhar, gerencial e estatisticamente, as informações sobre a execução orçamentária, financeira e patrimonial, considerando o estabelecido no Planejamento Estratégico, Plano Plurianual e Lei Orçamentária Anual no que tangem ao Poder Judiciário;
c) acompanhar as demandas do público interno e externo colhidas por meio da Ouvidoria do Poder Judiciário do Estado do Paraná, com vistas a utilizar essas informações como subsídios para atuação da Divisão de Controladoria;
d) aferir a adequação dos mecanismos institucionais de controle social.

Art. 19 A atuação da Divisão de Controladoria no que tange a Dimensão de Acompanhamento de Dados e Informações compreende a realização das atividades de acompanhamento contábil, orçamentário, econômico e financeiro, de receitas e despesas, de assuntos de natureza fiscal, de ativos e passivos e de resultados.

Art. 20 O acompanhamento contábil, orçamentário, econômico e financeiro será operacionalizado por meio de atividades que consistam em:
I. verificar a adequada formalização dos registros contábeis e sua contabilização de acordo com o Plano de Contas;
II. verificar a correta classificação contábil e suas rubricas orçamentárias;
III. avaliar o cumprimento das disposições da Lei de Responsabilidade Fiscal (LC 101/2000), em especial a observância do limite da despesa total com pessoal, sinalizando as unidades de controle orçamentário e à alta administração eventuais riscos;
IV. verificar a aderência do orçamento do Poder Judiciário às metas e objetivos definidos no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Orçamentárias;
V. avaliar a observância dos limites de gastos dos Fundos do Poder Judiciário definidos em leis e regulamentos;
VI. verificar o adequado cumprimento dos Planos de Aplicação dos Fundos do Poder Judiciário definidos pelos respectivos Conselhos Diretores;
VII. acompanhar o comportamento das receitas oriundas de aplicações financeiras e convênios firmados com a iniciativa pública ou privada, de forma consolidada e por fonte;
VIII. acompanhar o alinhamento das receitas financeiras previstas no orçamento àquelas realizadas (receitas previstas e receitas realizadas);
IX. acompanhar a movimentação das contas bancárias do Poder Judiciário;
X. verificar as aplicações financeiras do Poder Judiciário e quais os parâmetros que auxiliam na tomada de decisão;
XI. apurar os fatos geradores de receitas provenientes de convênios, com vistas a identificar pontos de controle;
XII. verificar as condições pactuadas em convênios onerosos com a iniciativa pública ou privada;
XIII. observar o adequado cumprimento dos Princípios Fundamentais e Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, bem como as normas e manuais editados pela Secretaria do Tesouro Nacional;
XIV. realizar outras atividades que possam auxiliar no acompanhamento da gestão contábil, econômica, orçamentária e financeira do Poder Judiciário.
Parágrafo único. Para fins deste Manual, consideram-se Fundos do Poder Judiciário o Fundo de Reequipamento do Poder Judiciário - FUNREJUS, Fundo da Justiça - FUNJUS, Fundo Estadual de Segurança dos Magistrados - FUNSEG, Fundo Judiciário e outros fundos que venham a ser constituídos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Paraná.

Art. 21 O acompanhamento de receitas visa:
I. nas receitas orçamentárias, que compreendem os Repasses do Tesouro Estadual ao Poder Judiciário e as Receitas dos Fundos do Poder Judiciário, acompanhar:
a) o comportamento dessas receitas, de forma consolidada e por fonte;
b) o alinhamento das receitas previstas no orçamento àquelas realizadas (receitas previstas e receitas realizadas);
c) os fatos geradores de receitas orçamentárias, com vistas a identificar possível renúncia e evasão, bem como identificar a necessidade de implantação de controles.
II. nas receitas extraorçamentárias, que compreendem as Receitas de Terceiros arrecadadas pelo Poder Judiciário, as garantias recebidas e os valores retidos oriundos de consignações, acompanhar:
a) a apuração e repasse das Receitas de Terceiros arrecadadas pelo Poder Judiciário;
b) o tratamento dado aos casos de restituição de valores oriundos de receitas extraorçamentárias.
c) a contabilização e controle das garantias recebidas dos contratantes ou licitantes com o Poder Judiciário;
d) a apuração e repasse das receitas de consignações.
Parágrafo único. A Divisão de Controladoria poderá, com fundamento nas atividades realizadas, sugerir a implantação de controles que contribuam com o gerenciamento de receitas.

Art. 22 A Divisão de Controladoria terá acesso ao banco de dados das receitas do Poder Judiciário, com informações úteis que possibilitem o acompanhamento das receitas da instituição.

Art. 23 O acompanhamento de despesas visa:
I. nas despesas orçamentárias, verificar:
a) o comportamento dessas despesas, de forma consolidada e por tipo;
b) o alinhamento entre as despesas previstas no orçamento e aquelas executadas (despesas previstas e despesas executadas);
c) o alinhamento das despesas previstas e executadas com os objetivos e metas definidos no Planejamento Estratégico e seus desdobramentos;
d) por meio da aplicação de critérios de seleção, o comportamento das despesas correntes e de capital, com vistas a identificar ações que possam comprometer a gestão do Poder Judiciário;
e) os gastos com pessoal (magistrados, servidores e estagiários) com vistas a avaliar os valores totais, os dispêndios com gratificações, cargos em comissão e indenizações, retenções tributárias e a observância do teto constitucional.
II. nas despesas extraorçamentárias:
a) avaliar sua contabilização e repasse;
b) avaliar o controle e contabilização dos recursos oriundos de garantias contratuais apresentadas por empresas contratantes com o Poder Judiciário e oriundos de garantias apresentadas por licitantes quando da qualificação econômico-financeira;
c) verificar o recolhimento de consignações e retenções de valores da folha de pagamento de pessoal ou dos pagamentos de serviços de terceiros;
d) realizar outras atividades de acompanhamento das despesas extraorçamentárias.
§ 1º A Divisão de Controladoria terá acesso aos bancos de dados com registros das despesas do Poder Judiciário.
§ 2º O acompanhamento das despesas correntes será realizado, preferencialmente, com periodicidade trimestral.
§ 3º A Divisão de Controladoria poderá, com fundamento nas atividades realizadas, sugerir a implantação de controles que contribuam com o gerenciamento de despesas.

Art. 24 O acompanhamento de ativos visa:
I. realizar levantamento de dados sobre as informações acerca do ativo do Poder Judiciário constantes em seus registros e no Balanço Patrimonial;
II. verificar e avaliar as informações constantes no Balanço Patrimonial do Poder Judiciário acerca dos ativos não financeiros;
III. avaliar e monitorar se os itens que compõem o ativo imobilizado estão sendo utilizados em prol do Poder Judiciário.

Art. 25 O acompanhamento de passivos visa:
I. avaliar a contabilização de dívidas conhecidas e reconhecidas pelo Poder Judiciário que, mesmo sem previsão de pagamento e adequação orçamentária, devem constar no Balanço Patrimonial;
II. avaliar a contabilização de débitos trabalhistas conhecidos e reconhecidos pelo Poder Judiciário que, mesmo sem previsão de pagamento e adequação orçamentária, devem constar no Balanço Patrimonial.


CAPÍTULO IX
DO PROGRAMA DE CONTROLADORIA


Art. 26 O programa de controladoria é a etapa que compreende os exames e estudos preliminares acerca da atividade de controladoria a ser realizada. Trata-se da avaliação dos pontos críticos e da definição de escopo, objetivos alcançáveis, procedimentos, técnicas e recursos a serem empregados e o prazo para sua realização.

Art. 27 Na elaboração do programa de controladoria deve-se considerar, especialmente, os seguintes procedimentos:
I. consultar trabalhos, auditorias, acompanhamentos, entre outras atividades realizadas pelo Núcleo de Controle Interno, bem como trabalhos realizados por órgãos de controle externo, acerca do objeto de fiscalização ou acompanhamento;
II. conhecer o Processo de Trabalho a ser fiscalizado ou acompanhado, suas atividades operacionais, legislação pertinente, quantidades e valores envolvidos e os sistemas informatizados e/ou manuais utilizados;
III. identificar os pontos de controle existentes no processo de trabalho;
IV. definir, com maior detalhamento, o escopo de controladoria preliminarmente apresentado no PAC;
V. definir os métodos, técnicas e critérios de seleção a serem empregados para a realização da fiscalização ou acompanhamento;
VI. desenvolver o programa de controladoria, elaborando planos de ação e estabelecendo prazos e medidas necessárias para a execução dos trabalhos.
Parágrafo único. Sempre que necessário o programa de controladoria poderá ser complementado, restringido ou alterado.

Art. 28 Na fase de elaboração do programa de controladoria deve-se efetuar a avaliação do risco para a identificação de áreas, sistemas e processos relevantes a serem examinados.

Art. 29 No programa de controladoria deverão ser considerados os seguintes critérios para a seleção de dados e informações:
I. Criticidade: representatividade do quadro de situações críticas efetivas ou potenciais a ser controlado;
II. Materialidade: representatividade dos valores orçamentários ou recursos financeiros e materiais alocados e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos;
III. Relevância: importância do planejamento em relação às ações a serem desenvolvidas;
IV. Risco: possibilidade de algo acontecer e ter impacto nos objetivos, sendo medido em termos de consequências e probabilidades;
V. Temporalidade: comportamento do fato no tempo, descartando o que pode ser esporádico e/ou pouco representativo.
Parágrafo único. As atividades de controladoria, sempre que necessário, serão realizadas mediante amostragem.

Art. 30 Com base no programa de controladoria a execução dos trabalhos observará as seguintes técnicas:
I. entrevista: consiste na formulação de pergunta, escrita ou oral, a(os) servidor(es) da(s) unidade(s) fiscalizada(s), para obtenção de dados e informações;
II. exame documental: consiste na verificação de processos e documentos que conduzam à formação de indícios e evidências;
III. conferência de cálculos: consiste na verificação e análise de memórias de cálculo decorrentes de registros manuais ou informatizados;
IV. circularização: consiste na obtenção de informações com fontes externas a unidade fiscalizada com a finalidade de confrontá-las com os documentos e informações acerca do objeto fiscalizado;
V. inspeção física: consiste no exame in loco para verificações necessárias às atividades de controladoria;
VI. exame dos registros: consiste na verificação dos registros constantes de controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados;
VII. correlação entre informações: consiste no cotejo entre normativos, documentos, controles internos e auxiliares, declarações e dados;
VIII. amostragem: consiste na escolha e seleção de uma amostra representativa nos casos em que é inviável pelo custo/benefício aferir a totalidade do objeto da controladoria e pela limitação temporal para as constatações;
IX. observação: consiste na constatação individual que decorre de avaliação intrínseca pelo servidor em exercício na unidade de controle interno, sob os aspectos de conhecimento técnico e empírico.
Parágrafo único. Poderão ser adotadas outras técnicas nos casos de situações qualificadas e específicas.


CAPÍTULO X
DA NOTA DE CONTROLADORIA


Art. 31 A Nota de Controladoria é o documento expedido pela Divisão de Controladoria, dirigido ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno, com vistas a informar sobre constatações das atividades de controladoria.

Art. 32 A Nota de Controladoria deverá conter os seguintes campos:
I. número da Nota de Controladoria: registra o número da Nota de Controladoria, as quais terão numeração sequencial, a partir de “01”, para cada ano de referência;
II. unidade(s) envolvida(s): registra, sempre que possível, o(s) nome(s) da(s) unidade(s) direta ou indiretamente envolvida(s) com o objeto relatado;
III. descrição do objeto: descrição do ato ou fato administrativo, identificado por meio da atividade de controladoria, que em cotejo com o parâmetro utilizado, constitui-se em fato digno de relato. Deve ser sucinto, porém suficiente para a compreensão do objeto relatado;
IV. parâmetro: descrição do regulamento ou padrão adotado para caracterizar o objeto como fato digno de relato. Sempre que possível, deve conter a fundamentação legal, memórias de cálculo ou demais informações que comprovem a não conformidade do objeto relatado;
V. prazo: sugestão do prazo para que a unidade fiscalizada apresente esclarecimento sobre o objeto relatado. A contagem do prazo inicia a partir do dia útil subsequente ao da leitura da mensagem enviada via Sistema Mensageiro ou do recebimento físico da Nota de Controladoria pela(s) unidade(s) fiscalizada(s).
Parágrafo único. A Nota de Controladoria, preferencialmente, deverá ser instruída por documento que comprove a situação informada e o parâmetro adotado.

Art. 33 A Nota de Controladoria será encaminhada, preferencialmente via Sistema Mensageiro, pelo Chefe da Divisão de Controladoria ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno que poderá:
I. ratificar integralmente e encaminhar a(s) unidade(s) envolvida(s), direta ou indiretamente, na situação informada;
II. ratificar parcialmente e encaminhar a(s) unidade(s) envolvida(s), direta ou indiretamente, na situação informada;
III. arquivar.
§ 1º As Notas de Controladoria ratificadas, parcial ou integralmente, pelo responsável pelo Núcleo de Controle Interno serão monitoradas pela Divisão de Controladoria com vistas a avaliar, caso oportuno, as medidas tomadas quanto ao objeto relatado e adoção de providências.
§ 2º O responsável pelo Núcleo de Controle Interno poderá acrescentar despacho, informação e/ou manifestação em apartado à Nota de Controladoria.
§ 3º A decisão exarada pelo responsável pelo Núcleo de Controle Interno deverá ser comunicada ao Chefe da Divisão de Controladoria, por meio do Sistema Mensageiro.


CAPÍTULO XI
DO PLANO E RELATÓRIO DE ATIVIDADES


Art. 34 O Plano Anual de Controladoria - PAC, citado no inciso I do artigo 5º deste Manual de Controladoria, será composto das atividades de controladoria planejadas para serem executadas no ano seguinte ao de sua elaboração e deve levar em consideração:
I. as disposições do Planejamento Estratégico Institucional;
II. os apontamentos das unidades de controle externo;
III. as constatações, apontamentos e sugestões emanados pelas demais Divisões do Núcleo de Controle Interno;
IV. as demandas do público externo e interno recebidas por meio da Ouvidoria-Geral da Justiça;
V. os critérios de seleção relativos à criticidade, materialidade, relevância, risco e temporalidade.
§ 1º O PAC será submetido, pelo responsável pelo Núcleo de Controle Interno, à apreciação e aprovação do Presidente do Tribunal de Justiça. Sua aprovação caracterizará a anuência para a realização das atividades.
§ 2º O PAC deverá ser submetido à apreciação e aprovação do Presidente do Tribunal de Justiça até 30 de novembro de cada ano e divulgado às unidades passíveis de acompanhamento, por meio de atividades de controladoria, até 15 de dezembro.
§ 3º O PAC poderá integrar o Plano Anual de Controle Interno - PACI, elaborado pelo Núcleo de Controle Interno em atendimento ao inciso XIII do artigo 23 da Resolução nº 83/2013 - TJPR.
§ 4º É assegurado ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno e ao Chefe da Divisão de Controladoria, autonomia para a definição das atividades de controladoria, observados os critérios de seleção elencados no inciso V deste artigo.
§ 5º O Presidente do Tribunal de Justiça poderá determinar a realização de atividades de controladoria a qualquer tempo, independentemente de sua previsão no PAC.

Art. 35 No Relatório Anual de Controladoria - RAC serão apresentadas as atividades realizadas no ano anterior ao de sua elaboração, contempladas as constantes do PAC e também as não previstas.

Art. 36 No RAC deverão constar informações sobre:
I. as atividades de controladoria realizadas no exercício anterior, especificando:
a) as principais realizadas em cada dimensão de atuação;
b) as medidas, providências e sugestões emitidas pela Divisão de Controladoria;
c) os resultados obtidos com os acompanhamentos realizados;
d) entre outras descrições pertinentes para o melhor entendimento da atuação da Divisão de Controladoria.
II. o número de Notas de Controladoria e Requisições de Documentos e Informações expedidas durante o ano;
III. as atividades de desenvolvimento profissional e capacitação da equipe de controladoria, estejam eles lotados ou não na Divisão de Controladoria, especificando o nome do servidor, o curso/treinamento, o período de realização e a carga horária.
IV. as ações de fortalecimento do Núcleo de Controle Interno em relação à controladoria, tais como revisão de normativos internos, redesenho organizacional, aquisição ou desenvolvimento de metodologias e/ou softwares para melhor desempenho das atividades de controladoria.
§ 1º O RAC poderá integrar o Relatório Anual das Atividades de Controle Interno, descritos no inciso XIV do artigo 23 da Resolução nº 83/2013 - TJPR.
§ 2º O RAC deverá ser elaborado e encaminhado ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte àquele da realização das atividades.
§ 3º Compete ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno encaminhar o RAC à ciência do Presidente do Tribunal de Justiça, competindo a este determinar, ou não, sua divulgação às unidades do Poder Judiciário, bem como estabelecer o nível de sigilo do documento.


CAPÍTULO XII
DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS


Art. 37 O Presidente do Tribunal de Justiça poderá determinar, a qualquer tempo, a inclusão de novas formas e objetos de acompanhamento, bem como a realização de atividades de controladoria não previstas no PAC.

Art. 38 As atividades descritas neste Manual serão implementadas gradativamente e em consonância com os recursos disponíveis à Divisão de Controladoria e ao Núcleo de Controle Interno.

Art. 39 Compete ao Núcleo de Controle Interno prestar os esclarecimentos adicionais a respeito deste Manual de Controladoria.

Art. 40 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.


Curitiba, 3 de junho de 2014.


Desembargador GUILHERME LUIZ GOMES
Presidente do Tribunal de Justiça