TRIBUNAL DE JUSTIÇA

RESOLUÇÃO N.º 289-OE, de 12 de abril de 2021.

Estabelece as novas diretrizes do Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Paraná e institui normas técnicas para sua atuação.


O Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, por seu Órgão Especial, no uso de suas atribuições legais e regulamentares,
Considerando que a Resolução n.º 309, de 11 de março de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, inspirada na Declaração de Posicionamento do Instituto dos Auditores Internos - IIA, estabelece que o Modelo das Três Linhas de Defesa contribui para a definição e coordenação de responsabilidades no gerenciamento eficaz de riscos e controles;
Considerando que, em julho de 2020, o Instituto dos Auditores Internos - IIA promoveu a atualização do Modelo das Três Linhas de Defesa, passando a denominá-lo Modelo das Três Linhas, cujo objetivo é ajudar “as organizações a identificar estruturas e processos que melhor auxiliam no atingimento dos objetivos e facilitam uma forte governança e gerenciamento de riscos”;
Considerando que a Constituição Federal (arts. 70 e 74) e a Constituição do Estado do Paraná (arts. 74 e 78), ao mencionarem a expressão “sistema de controle interno”, fazem referência a um conceito amplo, que abrange as Três Linhas e impõem o controle interno como responsabilidade da gestão;
Considerando a necessidade de implementar, manter, monitorar e revisar os controles internos da gestão, tendo por base a identificação, a avaliação e o gerenciamento de riscos que possam impactar a consecução dos objetivos estabelecidos pelo Poder Judiciário do Estado do Paraná; e
Considerando o contido no SEI n.º 0029584-41.2020.8.16.6000, bem como, no SEI nº 0090128-92.2020.8.16.6000

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DOS PRINCÍPIOS

Art. 1º O Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Paraná orientar-se-á pelos princípios norteadores da Administração Pública e pelas seguintes diretrizes:
I - descentralização e segregação de funções;
II - qualificação e treinamento de pessoal;
III - delimitação exata de responsabilidades;
IV - formalização das atividades e tarefas realizadas;
V - instituição de normas e manuais de procedimentos para as atividades integrantes do processo de trabalho;
VI - adoção de sistemas de revisão e avaliação das atividades integrantes do processo de trabalho; e
VII - rodízio de atividades e/ou atribuições, sempre que possível, entre os integrantes do nível operacional de uma unidade, respeitado o grau de responsabilidade do cargo e/ou da função.
Parágrafo único. O Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Paraná abrange as atividades desempenhadas por todas as unidades administrativas, serventias judiciais e extrajudiciais e entidades que percebam ou arrecadem recursos em nome do Poder Judiciário.

Art. 2º O Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Paraná tem por finalidade atender o disposto no art. 74 da Constituição Federal e no art. 78 da Constituição do Estado do Paraná, especialmente para:
I - avaliar, acompanhar e contribuir para o cumprimento dos objetivos e metas previstas no Plano Plurianual, no Planejamento Estratégico Institucional e nos Planos Estratégicos de áreas específicas do Poder Judiciário do Estado do Paraná;
II - avaliar e acompanhar a gestão e a execução dos programas e do orçamento do Poder Judiciário do Estado do Paraná, inclusive dos recursos públicos oriundos do Tesouro Estadual e daqueles provenientes dos Fundos Especiais;
III - verificar a observância e a comprovação da legalidade dos atos de gestão e avaliar os resultados quanto à efetividade, eficácia e eficiência das ações administrativas relativas à gestão orçamentária, financeira, de pessoal, patrimonial e operacional;
IV - apoiar o Tribunal de Contas do Estado do Paraná e o Conselho Nacional de Justiça no exercício de sua missão institucional;
V - evitar erros, fraudes, desperdícios, irregularidades ou ilegalidades, mediante controles internos que priorizem as ações preventivas e concomitantes à execução dos atos controlados, sem prejuízo de controles corretivos; e
VI - adotar práticas de gerenciamento de riscos e instituição de controles internos.

CAPÍTULO II
DAS DEFINIÇÕES

Art. 3º Para os fins desta Resolução, considera-se:
I - Controles Internos: ações, indicadores, métodos, medidas, planos, regras, procedimentos e rotinas sob responsabilidade da gestão, os quais são estruturados e articulados sobre os processos de trabalho para alcançar os objetivos da administração, assegurar a conformidade dos atos de gestão e enfrentar os riscos;
II - Processo de Trabalho: conjunto de atividades relacionadas e sequenciais que recebe entradas, agrega valor e produz saídas;
III - Atividade: agrupamento de tarefas (rotinas) complementares, caracterizado pelo consumo de recursos e orientado para um objetivo definido;
IV - Tarefa: meio pelo qual se materializa cada atividade, subdividida em passos ou operações, indispensável à obtenção de produto ou prestação de serviço;
V - Gerenciamento de Riscos: adoção de um conjunto de técnicas e metodologias que ajudem a identificar, analisar e gerir os riscos de maneira efetiva;
VI - Risco: evento capaz de afetar positiva ou negativamente os objetivos e metas do Poder Judiciário do Estado do Paraná;
VII - Modelo das Três Linhas: modelo que visa ajudar as organizações a identificar estruturas e processos que melhor auxiliam no atingimento de objetivos e facilitam uma forte governança e gerenciamento de riscos, sendo baseado na atuação coordenada de três linhas, cada uma delas com responsabilidades e funções;
VIII - Auditoria Interna: atividade independente e objetiva que presta serviços de avaliação e consultoria, tendo como objetivo adicionar valor e melhorar as operações de uma organização;
IX - Administração Superior: dirigente máximo (Presidente do Tribunal de Justiça) e superiores (demais integrantes da Cúpula Diretiva e Secretário do Tribunal de Justiça) responsáveis pela gestão do Poder Judiciário do Estado do Paraná, com a atribuição de conduzir a instituição para a implementação da estratégia definida pelos Órgãos de Governança; e
X - Órgãos de Governança: órgãos colegiados responsáveis pelo mais alto nível de direção da instituição, compreendendo a responsabilidade pela definição e avaliação da estratégia e políticas institucionais, pelo monitoramento da conformidade e do desempenho destas, de modo a garantir que atendam ao interesse público.

CAPITULO III
DA ORGANIZAÇÃO

Seção I
Do Modelo das Três Linhas

Art. 4º O Sistema de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Paraná é orientado por Três Linhas, em que cada uma desempenha um papel próprio na estrutura da organização, com diferentes níveis de autonomia.
Parágrafo único. O emprego dos termos "Primeira Linha, Segunda Linha e Terceira Linha" não pretendem denotar elementos estruturais, hierarquia ou operações sequenciais, mas tão somente promover uma diferenciação de funções no gerenciamento de riscos da Instituição.

Art. 5º Incumbe à Administração Superior e aos Órgãos de Governança a promoção de elevados padrões éticos e de integridade, além do estabelecimento de cultura organizacional que demonstre e enfatize a importância do gerenciamento de risco e a adoção de controles internos.

Art. 6º A existência do Sistema de Controle Interno não exime a responsabilidade dos agentes públicos pelos atos por eles praticados no exercício de suas funções, nos limites de suas competências.

Seção II
Da Primeira Linha

Art. 7º A Primeira Linha contempla os controles internos a serem instituídos e mantidos pelos gestores no âmbito de seus processos de trabalho.
Parágrafo único. Ela é exercida por todos que executam atividades e tarefas operacionais e por aqueles que têm a função de gerenciar os riscos e os controles internos, bem como implementar ações corretivas para resolver as deficiências em processos de trabalho e controles internos.

Art. 8º A Primeira Linha é exercida por:
I - magistrados, servidores e demais profissionais atuantes na execução de atividades e tarefas; e
II - Chefes de Divisão, Chefes e Supervisores de Secretarias, Supervisores de Consultorias Jurídicas e demais servidores que desempenham funções de semelhante nível hierárquico, caracterizadas pela gerência de nível operacional e pelo gerenciamento dos riscos de sua unidade organizacional.
Parágrafo único. A gerência de nível operacional, no exercício da Primeira Linha, envolve as seguintes atribuições:
I - supervisionar as atividades executadas por seus subordinados;
II - identificar, mensurar, avaliar e mitigar riscos;
III - instituir, implementar e manter controles internos adequados e eficientes, na medida requerida pelos riscos, em conformidade com a natureza, a complexidade, a estrutura e a missão da organização;
IV - implementar ações corretivas para resolver deficiências em processos de trabalho e controles internos; e
V - guiar o desenvolvimento e a implementação de políticas e procedimentos internos destinados a garantir que as atividades sejam realizadas de acordo com as metas e objetivos da organização.

Seção III
Da Segunda Linha

Art. 9º A Segunda Linha contempla funções de:
I - suporte ao gerenciamento de riscos e conformidade realizado pela Primeira Linha, com a finalidade de fornecer conhecimentos complementares, apoio, monitoramento e questionamentos àqueles com atuação na Primeira Linha;
II - avaliação de conformidade dos atos praticados pela Primeira Linha.

Art. 10. A Segunda Linha é exercida por todas as unidades organizacionais e agentes que exercem:
I - Função de Direção: responsável por apoiar e monitorar o gerenciamento de riscos realizado pela Primeira Linha - exercida pelos Diretores de Departamento e pelos ocupantes de cargos de semelhante nível organizacional;
II - Função de Conformidade: responsável por monitorar e reportar os riscos específicos à conformidade, tais como o descumprimento de leis e regulamentos aplicáveis;
III - Função de Controladoria: responsável por monitorar e reportar questões relacionadas aos riscos de ordem financeira, contábil e orçamentária - exercida principalmente pelos Departamentos com atuações em assuntos financeiros, contábeis e orçamentários.

Art. 11. As tarefas específicas da Segunda Linha consistem em:
I - prestar auxílio à Primeira Linha na concepção e desenvolvimento de processos e controles internos para gerir adequadamente os riscos;
II - definir atividades para monitorar e medir o resultado em comparação com as expectativas estabelecidas;
III - acompanhar a eficácia das atividades de controle interno da Primeira Linha;
IV - fornecer estrutura para o gerenciamento de riscos;
V - identificar e monitorar questões conhecidas e emergentes que afetam os riscos e controles da organização;
VI - identificar mudanças no apetite de risco implícito da organização; e
VII - fornecer orientações e formação adequadas relacionadas aos processos de gerenciamento de riscos e controles.

Seção IV
Da Terceira Linha

Art. 12. A Terceira Linha compreende a atividade de auditoria interna que, com maior nível de autonomia e objetividade em relação às outras Linhas, é desempenhada pelo Departamento de Auditoria Interna.
Parágrafo único. As atribuições do Departamento de Auditoria Interna serão regulamentadas por ato normativo específico.

Art. 13. As unidades organizacionais e agentes responsáveis pela Primeira e Segunda Linhas devem contribuir para o desempenho da auditoria interna.
§ 1.º Nenhuma informação, processo ou documento poderá ser sonegado quando indispensável à auditoria interna, devendo as unidades organizacionais e agentes atender às solicitações de forma tempestiva e completa.
§ 2.º O agente público que, por ação ou omissão dolosa ou culposa, causar embaraço ou obstáculo à auditoria interna ficará sujeito à responsabilização, nos termos da legislação em vigor.

CAPÍTULO IV
DOS CONTROLES INTERNOS

Art. 14. Os controles internos são de responsabilidade da gestão, operados pela Primeira e Segunda Linha, funcionando como instrumentos auxiliares de gestão e de resposta aos riscos, com o fim de obter maior probabilidade de atingir os objetivos institucionais.

Art. 15. A instituição de controles internos deve atender aos seguintes propósitos:
I - dar resposta aos riscos em conformidade com a política instituída pela Administração;
II - garantir a aderência às leis, aos atos normativos e às políticas da Administração;
III - assegurar a precisão e a confiabilidade das informações;
IV - estimular a eficiência operacional; e
V - proteger os ativos da Administração.


CAPÍTULO V
DOS PROCESSOS DE TRABALHO

Art. 16. Os processos de trabalho serão instituídos, normatizados e executados respeitando-se a legislação vigente e estarão sujeitos a revisões periódicas, devendo, ainda:
I - ser eficazes e eficientes, com a implantação e a execução de controles internos em todos os processos da Cadeia de Valor do Poder Judiciário do Estado do Paraná;
II - possibilitar o acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, viabilizando-se o alcance dos objetivos e metas definidos;
III - prever meios de identificar e avaliar riscos que possam afetar a realização dos objetivos;
IV - prever controles internos adequados para dar a resposta aos riscos em conformidade com a política instituída pela Administração;
V - garantir a segregação de funções entre as unidades organizacionais e, sempre que necessário, entre os servidores, evitando-se a concentração de responsabilidades concomitantes no mesmo processo de trabalho;
VI - permitir que as decisões relevantes sejam limitadas às pessoas com atribuições para tanto, as quais deverão responder por seus atos; e
VII - prevenir e mitigar os riscos a que a Administração possa estar exposta.

Art. 17. As unidades organizacionais responsáveis pelo gerenciamento de determinado processo de trabalho serão identificadas a partir do mapeamento definido pela Cadeia de Valor do Poder Judiciário do Estado do Paraná.
Parágrafo único. Aplicam-se o Regulamento da Secretaria do Tribunal de Justiça e outros atos normativos emanados dos órgãos da Administração do Poder Judiciário, na identificação do responsável pelo processo de trabalho.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. Compete ao Departamento de Auditoria Interna prestar os esclarecimentos e as orientações acerca da aplicação dos dispositivos desta Resolução.

Art. 19. O Núcleo de Governança, Riscos e Compliance do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná prestará orientação à Primeira e Segunda Linhas nos temas relacionados à governança, gestão de riscos, conformidade (compliance) e controles internos.

Art. 20. As dúvidas e os casos omissos decorrentes desta Resolução serão dirimidos pelo Presidente do Tribunal de Justiça.

Art. 21. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 22. Ficam revogadas:
I - Resolução nº 14, de 23 de outubro de 2009, do Órgão Especial; e
II - Resolução nº 83, de 25 de março de 2013, do Órgão Especial.

Curitiba, 12 de abril de 2021.

Des. JOSÉ LAURINDO DE SOUZA NETTO
Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná

Estiveram presentes à sessão os Excelentíssimos Senhores Desembargadores e Excelentíssimas Senhoras Desembargadoras José Laurindo de Souza Netto, Ramon de Medeiros Nogueira (substituindo o Des. Telmo Cherem), Marcus Vinícius de Lacerda Costa (substituindo a Desª. Regina Helena Afonso Portes), Antonio Renato Strapasson (substituindo o Des. Ruy Cunha Sobrinho), Nilson Mizuta (substituindo o Des. Irajá Romeo Hilgenberg Prester Mattar), Carvílio da Silveira Filho, Robson Marques Cury, Maria José de Toledo Marcondes Teixeira, Jorge Wagih Massad, Sônia Regina de Castro, Rogério Luís Nielsen Kanayama, Lauro Laertes de Oliveira, Paulo Roberto Vasconcelos, Arquelau Araujo Ribas, Vilma Régia de Ramos Rezende, Mário Helton Jorge, Luiz Osório Moraes Panza, Lenice Bodstein, Astrid Maranhão de Carvalho Ruthes, Luiz Cezar Nicolau, Clayton de Albuquerque Maranhão, Fábio Haick Dalla Vecchia, Ana Lúcia Lourenço, Fernando Ferreira de Moraes e Marco Antonio Antoniassi.